Kaffebudsjett for neste år: Slik planlegger dere kostnaden

I mange bedrifter budsjetteres kaffe som en udefinert del av «kontorkostnader» eller «diverse», uten at noen har et konkret tall å styre etter gjennom året. Resultatet blir ofte at kostnaden oppdages i etterkant på regnskapet fremfor å være planlagt på forhånd — og i verste fall at innkjøpet kuttes brått når noen endelig legger merke til summen, uten sammenheng med faktisk behov.

En egen, tydelig budsjettlinje for kaffe gjør det enklere å vurdere kostnaden opp mot verdien den faktisk gir i trivsel og produktivitet — se vår gjennomgang av hvorfor god kaffe på jobb øker trivsel for bakgrunnen for hvorfor dette er en investering, ikke bare en utgift.

Et realistisk kaffebudsjett bør skille mellom faste kostnader (maskinleie og serviceavtale, som normalt er forutsigbare måned for måned) og variable kostnader (bønner, melk og eventuelt sjokolade, som svinger med faktisk forbruk og antall ansatte). Se vår prisguide for kaffemaskin til bedrift for realistiske spenn på begge kategorier.

Husk å inkludere kostnader som lett glemmes: vannfilter, avkalkingsmiddel dersom dette ikke inngår i serviceavtalen, og eventuelt strømforbruk — se vår gjennomgang av strømforbruk og kostnad for kaffemaskin for hvor stor denne posten normalt er.

Dersom dere ønsker å redusere kostnaden uten å gå på akkord med kvalitet, se vår guide til hvordan redusere kaffekostnader på kontoret for konkrete tiltak som faktisk monner.

Den vanligste kilden til budsjettoverraskelser er uklare avtaler der prisøkninger kan innføres underveis uten forhåndsdefinerte rammer. Be alltid om at eventuell prisjustering — for eksempel indeksregulering ved årsskiftet — er skriftlig avtalt på forhånd, slik at dere kan planlegge for den fremfor å bli overrasket.

En fast kaffeavtale for bedrifter med tydelig prisstruktur for både faste og variable poster gjør budsjettarbeidet vesentlig enklere enn løpende fakturering uten forutsigbarhet fra måned til måned.

Dersom bedriften planlegger å ansette flere det kommende året, bør budsjettet ta høyde for økt forbruk av bønner og melk proporsjonalt med antall nye ansatte — og i noen tilfeller også for om dagens maskin fortsatt har nok kapasitet, eller om en oppgradering bør planlegges inn i budsjettet.

Det er langt billigere å planlegge for vekst i budsjettet på forhånd enn å måtte gjøre en hastebeslutning om ny maskin midt i en periode med for lav kapasitet og lange køer ved kaffemaskinen.

Det enkleste utgangspunktet for et realistisk budsjett er å ta kontakt med en leverandør som kan gi et konkret, skriftlig kostnadsoverslag basert på antall ansatte og forventet forbruk — fremfor å basere budsjettet på gjetning eller tall fra en helt annen bedrift.

Ta kontakt med oss for en uforpliktende gjennomgang og et konkret budsjettforslag til neste års kaffekostnader, tilpasset akkurat deres bedrift.