Skattefri kaffeordning for ansatte: Reglene forklart

Kaffe, te og lignende enkel bevertning som tilbys ansatte på arbeidsplassen regnes i de aller fleste tilfeller som en skattefri naturalytelse, forutsatt at ordningen tilbys likt til alle ansatte og konsumeres på arbeidsstedet. Dette er en av grunnene til at en felles kaffemaskin til bedrift er en så vanlig og ukomplisert investering å sette i gang.

Forutsetningen er at det er snakk om en rimelig og alminnelig velferdsordning — altså kaffe, te, kakao og lignende drikke i vanlige mengder, ikke noe som fremstår som en avlønning i forkledning. Så lenge ordningen er tilgjengelig for hele arbeidsstokken på like vilkår, oppstår normalt ingen skatteplikt for den enkelte ansatte.

Reglene for naturalytelser justeres og presiseres jevnlig av Skatteetaten, så vi anbefaler alltid å sjekke gjeldende veiledning eller rådføre dere med regnskapsfører før dere legger endelige rutiner, spesielt dersom ordningen kombineres med annen bevertning.

Mange bedrifter er usikre på hvor grensen går mellom skattefri velferdsordning og skattepliktig naturalytelse. Kaffe og enkel drikke faller normalt i en annen kategori enn for eksempel gratis lunsj, treningsabonnement eller andre goder som har en klar økonomisk verdi utover det som regnes som alminnelig kontorstandard.

Det som gjør kaffeordningen spesielt ukomplisert skattemessig, er at den anses som en del av et vanlig, funksjonelt arbeidsmiljø — på linje med lys, varme og møbler — snarere enn en personlig fordel gitt til den enkelte.

Skulle bedriften ønske å utvide tilbudet til for eksempel kaffemaskin med kakao eller lignende tilleggsdrikker, endrer det normalt ikke den skattemessige vurderingen så lenge det fortsatt er en alminnelig, likt tilgjengelig velferdsordning.

Fordi kaffeordningen normalt faller innenfor unntaket for skattefrie naturalytelser, oppstår det som regel ingen rapporteringsplikt overfor den enkelte ansatte for denne typen gode. Dette gjør det administrativt enkelt sammenlignet med andre personalgoder som må innberettes.

Vi går grundigere gjennom hvordan naturalytelser og rapportering fungerer i praksis i naturalytelser og kaffeordning: hva må bedriften rapportere — nyttig lesing for HR og regnskap før dere formaliserer ordningen.

Uansett anbefaler vi å dokumentere at ordningen er tilgjengelig for alle ansatte på like vilkår, som en enkel forsikring dersom spørsmålet skulle komme opp ved en senere bokettersyn.

Sørg for at kaffeordningen er tydelig kommunisert som et tilbud til alle ansatte, ikke bare enkelte avdelinger eller nivåer i organisasjonen. Dette er den enkleste måten å sikre at ordningen forblir innenfor rammen for skattefrie velferdstiltak.

Ta vare på avtaledokumentasjon fra leverandøren — en kaffeavtale for bedrifter med fast pris og klare vilkår er enkel å vise frem dersom regnskapsfører eller revisor har spørsmål om ordningens omfang.

Usikre på hvordan akkurat deres ordning bør settes opp administrativt? Ta kontakt med oss, så hjelper vi med et forslag til avtale dere kan diskutere videre med regnskapsfører.